Quem somos | Comportamento ético
Comportamento ético
Aspectos como combate à corrupção, respeito aos direitos humanos e conduta empresarial são tratados no dia a dia da Empresa por meio de um programa de compliance
Para a Samarco, a gestão com foco em ética, integridade e combate à corrupção está diretamente relacionada à sustentabilidade do negócio, exercendo papel crucial na construção da confiança, no gerenciamento dos riscos e na manutenção da reputação da Empresa.
Por meio de nosso programa decompliance, fortalecido nos últimos anos, investimos na conformidade em todos os níveis e processos da Empresa, por meio de políticas, treinamentos, processos, estruturas e mecanismos de controle.
Com sua primeira versão estruturada em 2002, o Código de Conduta é o principal documento de orientação de conduta para empregados e contratados, com diretrizes sobre temas como ética, corrupção, meio ambiente, saúde e segurança e relações com as partes interessadas, incluindo poder público, parceiros de negócios e clientes.GRI G4-56
Nosso compromisso com a ética também é reforçado por mais três instrumentos:
- Política de Prevenção a Corrupção e Fraudes – aborda aspectos comportamentais complementares ao Código de Conduta GRI G4-56
- Política de Compliance Antitruste – trata de procedimentos com concorrentes, fornecedores e clientes, a fim de garantir a livre concorrência GRI G4-56
- Política de Oferta e Recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades – orienta a respeito das relações desenvolvidas com parceiros de negócios GRI G4-56
Em 2014, um ano especialmente crítico para o tema corrupção no Brasil, a Samarco deu continuidade ao seu programa decompliance, com treinamentos, atualizações e novos procedimentos que reforçam a garantia de comportamento ético e íntegro nas operações e relações externas.
Um dos destaques foi a revisão do Código de Conduta, realizada no final do ano. Foram feitas adequações de acordo com a Lei Anticorrupção brasileira (Lei nº 12.846), além de simplificações no texto e nolayout e inclusões de itens como conflito de interesses – exemplos práticos – e atuação de empregados em mídias sociais. O documento é revisado a cada dois anos pelo Comitê de Conduta (leia mais no quadro).
Outra medida relevante são os treinamentos que abordam o Código de Conduta e as políticas decompliance, destinados a empregados diretos e empregados de contratadas permanentes. Em 2014, as capacitações envolveram 99% dos empregados e 99,5% dos contratados. O Conselho de Administração da Samarco não é treinado no Código de Conduta nem nas políticas internas.
Há, ainda, treinamentos e reciclagens periódicos destinados ao público interno, abrangendo conteúdos como a Política de Prevenção à Corrupção e Fraudes (com participação de 99,9% dos empregados em 2014), política antitruste (com participação de 80,9% dos empregados em 2014), gestão de consequências (com participação de 98,6% dos empregados em 2014), alçadas de aprovação (com participação de 73,3%dos empregados em 2014) e procedimentos de viagens (com participação de 95% dos empregados em 2014).GRI G4-SO4
O treinamento específico da Política de Oferta e Recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades contou com a participação de 96,4% dos empregados da Samarco e 94% dos empregados de contratadas.GRI G4-SO4
A Samarco monitora um risco específico que trata do tema corrupção, com causas e consequências avaliadas. O risco trata de qualquer evento ou atividade denunciada ou constatada que possa sugerir que a Empresa esteja envolvida em processo de corrupção, suborno ou pagamento de propina em suas operações e que cause prejuízos financeiros e danos à reputação da Samarco e dos acionistas, além de sanções regulatórias, multas, impedimento/limitação de operação e fiscalização das suas atividades. Outro risco, tratado com controles e práticas específicos, é o de fraude.
Em 2014, a Samarco conduziu seminário interno para discutir o risco de corrupção com a participação de representantes de áreas como Jurídico, Finanças, Vendas, Comunicação e Desenvolvimento Socioinstitucional, Meio Ambiente, Ouvidoria e Relações Externas. Os principais controles internos foram mapeados, e ações estruturantes de melhorias foram inicializadas, representando 100% das unidades da Samarco.GRI G4-SO3, G4-14
Ouvidoria GRI G4-56, G4-HR3, G4-SO5
Para monitorar o cumprimento de políticas e fazer a gestão do Código de Conduta, a Samarco dispõe da Ouvidoria, com equipe responsável por disponibilizar canais, acolher e apurar denúncias e oferecer tratativas para minimizar riscos, aprimorar a gestão e engajar empregados e parceiros nas políticas, normas e leis aplicáveis.
Denúncias e dúvidas relacionadas a ética e conduta podem ser registradas via telefone 0800,e-mail, formulário eletrônico no site (em inglês e português) ou por meio da intranet, e são encaminhadas em tempo real ao Comitê de Conduta, responsável pelas investigações. Em 2014, compuseram esse grupo o diretor-presidente, o ouvidor, o assistente executivo, o gerente-geral de Saúde e Segurança, o gerente-geral de Recursos Humanos, o gerente-geral Jurídico e o gerente-geral de Riscos e Controles Internos.
Em 2014, o volume de denúncias e dúvidas aumentou, por conta da disseminação dos canais, da internalização de boas práticas e do maior impacto do tema no contexto brasileiro. Foram 23 consultas formais e 146 denúncias, que abordaram principalmente o não cumprimento de compromissos financeiros de contratadas (29), a não conformidade com procedimentos e políticas (27), desvios de comportamento (29) e assédio moral (11).
No total, 119 das 146 denúncias foram investigadas e finalizadas, e o restante permanece em investigação. Quarenta por cento das ocorrências já apuradas foram consideradas total ou parcialmente procedentes.
Durante o ano, a Ouvidoria recebeu 13 denúncias específicas sobre discriminação, sendo que duas estão em análise e 11 foram finalizadas (cinco consideradas procedentes). Todos os atos discriminatórios foram realizados por empregados de contratadas e não por empregados da Samarco. Dos cinco casos procedentes, três resultaram em dispensa do empregado envolvido; um, em mudança interna de procedimento; e o outro, em envolvimento da empresa contratada para orientar o empregado denunciado.
Já sobre o tema corrupção, foram recebidas duas denúncias. Um dos casos foi finalizado (inconclusivo) e o outro continua em andamento. Foram abertas investigações para os casos relatados.
Para 2015, o objetivo é reduzir o tempo médio de tratamento das denúncias, além de estruturar protocolos de investigação para cada tipo de ocorrência e desenvolver um movimento de promoção da ética, engajando nossos empregados.
Conformidade na cadeia de valor
Além das operações diretas, temos o desafio de manter o controle e o monitoramento dos impactos e riscos relacionados aos nossos parceiros de negócios e demais públicos. Para isso, orientamos nossos projetos, relações e contratos pelo Código de Conduta e pelas políticas de Prevenção a Corrupção e Fraudes e de Compliance Antitruste.
A Samarco dispõe, desde 2013, do Comitê de Gestão de Direitos Humanos, composto do diretor-presidente e das gerências-gerais de Recursos Humanos, Jurídico, Suprimentos e Comunicação e Desenvolvimento Socioinstitucional, além das áreas de Ouvidoria e Compliance.
Em 2014, o grupo cumpriu a agenda de reuniões trimestrais, para propor iniciativas e acompanhar e prevenir violações a direitos humanos nos diversos processos da Empresa, com foco nas relações com fornecedores e na conformidade da operação. O comitê realizou, ainda, um seminário de avaliação de riscos de violação de direitos humanos, a partir do qual foram elaborados 26 planos de ação. Destes, 19 já foram encerrados e validados pelo Comitê de Gestão de Direitos Humanos.
Para equilibrar relações comerciais de ganho mútuo e adequados controles de conformidade, apostamos no bom relacionamento com nossos 6,9 mil fornecedores. Em 2014, cerca de 80% dos fornecedores de matéria-prima e serviços e 70% dos de materiais possuíam contratos de longo prazo na Samarco (veja mais em Focos estratégicos).
As empresas com quem negociamos devem entregar documentação sobre aspectos fiscais, legais, trabalhistas, de saúde financeira e de qualidade técnica, entre outros. Após o início do fornecimento, são feitas avaliações periódicas, abordando itens como qualidade da entrega, segurança e riscos. Em todos os contratos, há cláusulas sobre segurança, direitos humanos e proibição do uso de mão de obra escrava ou infantil.
Fruto do trabalho do Comitê de Gestão de Direitos Humanos, também foi iniciada, em 2014, a estruturação de um processo de avaliação integrada de fornecedores sobre o assunto. Já no início de 2015, foram aplicadas análises em empresas das áreas de mineração, agronegócio e construção civil, entre outras. A ferramenta será implementada ao longo do ano.
Nos fornecedores de serviços, também são realizadas auditorias, baseadas nos indicadores do Instituto Ethos de Empresas e Responsabilidade Social. No próximo ano, esse modelo será revisado e atualizado.